Con la fattura elettronica si garantisce l’autenticità e l’integrità del suo contenuto per ben dieci anni, grazie all’apposizione della firma elettronica.
In Italia dal primo gennaio 2019 è scattato l’obbligo della fatturazione elettronica. Si tratta di un provvedimento molto importante che cambia radicalmente il modo di fare azienda ed introduce nuove regole e specifiche tecniche per tutti i privati e titolari di partita IVA. La fattura elettronica viene prodotta in formato XML, rispettando degli appositi standard fissati dalla legge. Con la fattura elettronica si garantisce l’autenticità e l’integrità del suo contenuto per ben dieci anni, grazie all’apposizione della firma elettronica. Le fatture create vanno inviate direttamente al sistema SDI dell’agenzia delle Entrate. Questo sistema inoltra e smista ogni documento.
Cos’è e come funziona
La rete si è subito organizzata per offrire agli utenti il miglior software per la fattura elettronica. Sul mercato esistono software gratis, offerti da enti istituzionali, ma anche software e servizi pensati e realizzati per qualsiasi genere di azienda e, quindi, esigenza. Prima di sceglierne uno è bene considerare quelle che sono le proprie esigenze ed i costi che andremo ad affrontare per l’acquisto del software stesso, oltre ai vantaggi ed agli svantaggi di una soluzione rispetto all’altra.
Il software di fatturazione elettronica deve essere semplice da utilizzare, ma allo stesso tempo completo e veloce. Il formato, come abbiamo detto, è in XML ed include tutti i dati necessari alla fatturazione. Il nome dell’intestatario della fattura dovrà iniziare con il Codice Paese Identificativo che viene indicato secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2. Questo numero dovrà essere seguito dall’Identificativo univoco del Trasmittente e dal numero progressivo univoco della fattura.
In caso di fattura da indirizzare alla Pubblica Amministrazione, inoltre, è necessaria che questa abbia una Firma Digitale. Questo strumento garantisce l’identità di chi la appone e garantisce che il documento così firmato non sia stato modificato successivamente.
Per ottenere la Firma Digitale è possibile rivolgersi ad operatori autorizzati che offriranno un kit composta da Smart Card e dispositivo USB per leggere la firma. Un software di fatturazione elettronica è progettato anche per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.
Questo significa dare vita ad un vero e proprio percorso di trasformazione digitale della propria azienda attraverso il quale è possibile rivedere il flusso di lavoro e studiare soluzioni che permettono di semplificare e velocizzare le procedure di invio e verifica delle fatture.
Una novità che guarda al futuro
I migliori software di fatturazione elettronica possono, inoltre, interfacciarsi con i commercialisti ma anche col proprio sistema di home banking. Ciò vuol dire che sarà possibile comunicare la documentazione a chi tiene i conti ed effettuare in automatico i pagamenti nei termini concordati. Tutti i sistemi aziendali si possono collegare tra loro, incluso il registratore di cassa, il software per la gestione del magazzino e quello per l’e-commerce.
Insomma, quello della fatturazione elettronica rappresenta un grosso passo in avanti per le nostre aziende in vista di una digital transformation che si annuncia più profonda che mai e che è pronta a portare le nostre realtà verso una dimensione nuova, più performante e soprattutto più vantaggiosa per le aziende.
